5 meilleures pratiques pour la gestion des télétravailleurs

Un bébé qui pleure. Un voisin bruyant. Des colocataires dérangeants. Un isolement total. Le travail à domicile présente un ensemble de défis uniques pour chaque employé. 

Le travail à domicile présente également des avantages notables pour les employés :pas de déplacements, moins de distractions et des horaires flexibles. 

Pour les gestionnaires, diriger des équipes qui ne sont pas au même endroit pose de sérieux obstacles.

Les questions de confiance, de productivité, de motivation, de communication, sont dans l'esprit de tous les superviseurs. 

Définir de nouvelles directives et attentes

Au bureau, nous nous comportons selon des règles et des attentes non écrites que nous apprenons par expérience, par essais et erreurs. 

Par exemple, vous savez qu'il ne faut jamais passer devant le bureau de Marc pendant une heure donnée parce qu'il est toujours occupé à une tâche précise. 

Maintenant que vous gérez des équipes à distance, il y aura davantage d'essais et d'erreurs pour élaborer les mêmes normes et attentes internes. 

Vous pouvez accélérer le processus en établissant un cadre clair dans lequel votre équipe peut travailler.

Des lignes directrices appropriées servent à soutenir les employés afin qu'ils puissent réaliser de grandes choses tout en travaillant à domicile. 

Dans cet article, nous aborderons les choses essentielles à faire et à ne pas faire en matière de gestion des employés à distance. Vous pourrez ainsi établir des politiques de télétravail fiables et les meilleures pratiques pour vos équipes.

Résultat: vos employés se sentiront engagés et habilités à faire de leur mieux, même si personne ne les surveille.

1-Reconnaître la situation particulière de votre employé

Au bureau, tout le monde vit (plus ou moins) dans le même environnement.

Par exemple, si Alain de la comptabilité parle fort au téléphone et vous distrait, sa voix forte risque de perturber tout le monde dans son entourage. 

En revanche, lorsque vous travaillez à domicile, l'expérience de chaque travailleur est unique. 

Par exemple, certains employés peuvent être avec leurs jeunes enfants à la maison. D'autres peuvent être complètement célibataires et vivre seuls. Et d'autres peuvent même vivre en grands groupes, avec une partie de leur famille proche ou élargie. 

Vous ne pouvez pas contrôler ce qui se passe dans le bureau de votre employé à domicile. Néanmoins, vous pouvez, à tout le moins, être conscient de leur situation unique et la valider.  La reconnaissance de la position de chaque employé est essentielle pour établir un respect mutuel et des relations.

Ne négligez pas l'impact de l'environnement de travail unique de vos employés. Si vous partez du principe que tout le monde a un lieu de travail calme et tranquille, vous créerez des attentes irréalistes et une pression sur vos travailleurs. Il est essentiel de faire preuve d'empathie et de compréhension pendant la transition vers ce territoire inexploré.

2-Définir les attentes en termes de communication dès le départ

Lorsque nous travaillons à la maison, la communication est virtuelle à 100 %. Cela entraîne sans aucun doute des difficultés. On sait qu'une communication efficace est un défi majeur pour les équipes à distance.

Nous utilisons également plusieurs outils pour communiquer avec nos collègues et employés : le chat vidéo, les appels téléphoniques, la messagerie instantanée, le courrier électronique, et bien d'autres encore, ce qui constitue un obstacle supplémentaire à une communication efficace.

Pour éviter les ruptures de communication, il faut se fixer des attentes appropriées. En d'autres termes, encourager une communication claire et efficace signifie que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Cela signifie qu'il faut s'assurer que vos employés sont au courant :

• la fréquence à laquelle vous souhaitez les contacter
• Fréquence des communications plus informelles
• Quel est le moyen de communication que vous préférez
• Vos attentes en termes de délai de réponse (courriel, chat, etc.) 

Ne présumez pas que les employés savent à quelle fréquence vous souhaitez qu'ils se présentent à l'enregistrement. Ou à quelle vitesse ils devraient répondre à votre communication. Ces directives ne doivent pas être gravées dans le marbre. Mais vos employés doivent savoir combien de fois par semaine vous prévoyez de les contacter pour des mises à jour liées au travail.

3-Promouvoir les liens entre collègues

"Qu'est-ce qui vous motive à exceller et à aller plus loin dans votre organisation ?

Cette question a été posée dans une étude récente sur la motivation des employés. Les conclusions ont été résumées dans un article de Psychology Today.

Pouvez-vous deviner ce que l'enquête a révélé comme principal facteur de motivation ? Et non, ce n'est pas le salaire !

Numéro un sur la liste: la camaraderie, la motivation des pairs. 

En bref, la reconnaissance et la validation par les pairs est un moteur essentiel de la performance de haut niveau.

Le pouvoir de l'approbation sociale est évident dans tous les domaines des médias sociaux de la vie courante, par exemple. Ces plateformes jouent sur la tendance universelle des gens à rechercher le respect social.

Ne négligez pas les avantages de la culture et de la camaraderie dans notre vie professionnelle. Nous passons une grande partie de notre temps au travail ; la validation et la présence de notre collègue jouent un rôle important dans notre motivation à faire du bon travail. 

La promotion d'un environnement de travail connecté et convivial est le plus grand défi pour les organisations qui mettent en œuvre des arrangements de télétravail.

Deux solutions clés pour cette préoccupation du travail à distance :

Utiliser des outils de reconnaissance entre collègues et des applications sociales pour que les employés restent en contact avec leurs réalisations professionnelles.

L'hébergement de réunions sociales virtuelles avec des applications comme Zoom et House Party. Ces rencontres virtuelles peuvent aider à réunir des équipes de manière informelle et amusante. 

Si le temps le permet et si votre équipe est suffisamment petite, vous pouvez organiser une réunion ou une activité sociale en plein air.

4-Continuer à reconnaître et à récompenser les employés 

Les récompenses et la reconnaissance des employés sont les principaux moteurs de la mobilisation des employés. 

Ces interactions positives favorisent la confiance et l'appréciation entre collègues. C'est la base de la construction d'une culture d'entreprise dynamique.

Lorsque vous êtes dans un bureau, il est facile de passer devant le bureau d'un employé pour lui dire spontanément "bon travail" ou "merci". Il est également facile de fêter ou d'offrir un cadeau pour l'anniversaire de travail d'un employé.

Offrir une reconnaissance alors que votre équipe travaille à domicile peut être un défi. Et l'envoi d'un message instantané à votre employé n'a pas le même poids que l'interaction en face à face. 

Ne reléguez pas la reconnaissance et l'appréciation au bas de votre liste de "choses à faire" lorsque les employés travaillent à domicile. Continuez à féliciter vos employés lorsqu'ils font du bon travail. Assurez-vous également de continuer à célébrer les anniversaires et les étapes importantes de votre travail.

La reconnaissance est encore plus essentielle que jamais dans un contexte de travail à distance. L'appréciation inspire la confiance. Et des liens solides caractérisés par la confiance et le respect sont plus que jamais nécessaires.

Cela dit, la technologie offre des solutions pour soutenir vos efforts de reconnaissance.

Par exemple, les entreprises peuvent utiliser un outil de reconnaissance. Les collègues peuvent s'offrir mutuellement un retour d'information virtuel et une reconnaissance sur une application de type média social. 

Si vous n'êtes pas prêt à mettre en place un logiciel de reconnaissance officiel, il existe de nombreuses autres options pour maintenir la reconnaissance en vie tout en travaillant à distance. Lancez un canal de reconnaissance ou d'anniversaire dans votre application de chat. Vous pouvez envoyer un courriel de reconnaissance hebdomadaire ou mensuel à votre équipe et appeler les employés les plus performants cette semaine ou ceux qui célèbrent un anniversaire de travail ce mois-là.

5-Surveiller la productivité des employés avec une approche axée sur les résultats

Surveiller ou non vos employés à distance à l'aide d'un logiciel? 

C'est une question difficile que se posent de nombreux dirigeants. 

Allons à la source pour explorer ces questions...

Tout d'abord, de nombreux comptes personnels d'employés apparaissent. De récents rapports confirment que les travailleurs rencontrent des problèmes et des tensions avec l'approche de leur gestionnaire en termes de contrôle de la productivité. 

Cela nous amène à une question encore plus épineuse: Où se situe la limite entre la surveillance des employés et la violation totale de la vie privée ? 

Posez-vous cette question : Regardez-vous toujours les écrans de vos employés au bureau ? Probablement pas.

Ne surveillez pas l'activité ou les écrans de vos employés sans les en informer. Cette approche de la surveillance est préjudiciable à la relation entre l'employé et son supérieur hiérarchique. Il a été démontré qu'elle a un impact sur la confiance et le moral des employés. 

L'alternative la plus fiable : suivre la productivité avec des résultats et des objectifs précis. Quelques idées clés pour suivre la productivité :

• Promouvoir la responsabilité avec un rapport de fin de journée. Les employés doivent envoyer un résumé de ce qu'ils ont accompli ce jour-là.
• Utilisez un calendrier partagé ou une application de gestion de projet
• Établir des quotas quotidiens et en assurer le suivi 
• Fixer des tâches avec des délais fermes

Dernières réflexions: Établir la confiance pour développer votre lieu de travail virtuel

Maintenir la motivation et l'engagement des employés à un niveau élevé alors que les équipes travaillent à domicile est un défi. 

L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la transparence, les éloges et la reconnaissance, sont quelques exemples des principaux moteurs de l'engagement.  Cela est vrai lorsque les employés sont au bureau. Mais c'est également vrai lorsque les employés travaillent à domicile. 

Ne supposez pas que parce que les employés sont dans leur bureau à domicile, les responsables peuvent négliger ces importantes vérités professionnelles. 

L'environnement de travail à distance exige une solide base de confiance et de respect pour prospérer et se développer. Il n'a jamais été aussi important de promouvoir ces valeurs fondamentales sur votre lieu de travail.  Les nouvelles solutions numériques, les applications et les logiciels peuvent vous aider à faire de votre lieu de travail virtuel une réalité.