Guide sondages éclair

Qu’est-ce qu’un sondage éclair ?

Les sondages éclair sont un moyen rapide et direct de recueillir les impressions des employés de façon anonyme. 

Ils sont idéals pour les entreprises d’aujourd’hui qui préfèrent une solution moderne. Les sondages éclair sont courts, faciles à comprendre et même amusants à remplir. En respectant une cadence de cinq questions envoyées par semaine, vous serez dans des paramètres raisonnables, ainsi les employés pourront répondre à une question par jour. Fini les sondages annuels longs et ennuyeux à remplir ! 

Lorsque les employés remplissent un long sondage une fois par année, les résultats ne reflètent pas toujours leur véritable niveau de satisfaction. C'est pourquoi les sondages éclair sont considérés comme un moyen plus rigoureux de recueillir des informations précises. Le caractère constant des sondages éclair permet aux gestionnaires de prendre le « pouls » du bien-être des employés, de façon plus précise.

Consacrez votre temps et vos ressources au bon endroit

Le mécontentement des employés affecte fortement les entreprises. Lorsque le niveau de satisfaction est faible, la productivité en souffre. Et, si des mesures ne sont pas prises pour solutionner le problème, le désengagement et un taux de roulement plus accru sont à prévoir.

Par exemple, une étude réalisée en 2019 a démontré qu'un tiers des employés qui ont quitté leur emploi l'ont fait parce qu'ils n'ont pas acquis de nouvelles compétences ou atteint de meilleures performances.

Une autre étude de 2019, en lien avec les employés, a relevé les trois principales raisons qui conduisent à la démission des employés : une mauvaise communication, la gestion et l'environnement de travail.

Qu'est-ce que ces données ont en commun ? Toutes les raisons formulées peuvent être contrôlées par l'organisation

Mais les employés ne sont pas toujours confortables ou disposés à exprimer leurs opinions. Il est donc essentiel d'offrir un « espace de confiance » où les employés peuvent s'exprimer de manière anonyme. Pour qu’ainsi, les organisations puissent aller au fond des choses et trouver des solutions.

Les résultats des sondages peuvent permettre aux dirigeants de découvrir la source précise d’un problème. Des solutions plus ciblées pourront alors être appliquées. En bref, votre temps et vos ressources seront utilisés de manière optimale.

Cela étant dit, de nombreux experts du monde du travail s'entendent sur la valeur des sondages auprès des employés. Scott Judd, responsable de l'analyse du personnel chez Facebook, a coécrit un article très pertinent sur les sondages auprès des employés.

« Employee Surveys Are Still One of the Best Ways to Measure Engagement » (Les sondages auprès des employés sont toujours la meilleure méthode pour mesurer l'engagement), il affirme que les sondages auprès des employés demeurent une pratique à « haut rendement » pour les RH. Et, ils ne devraient surtout pas être mis de côté dans les environnements de travail modernes.

Pourquoi les sondages annuels sont-ils une chose du passé ?

Un article de Vision Critical, une entreprise spécialisée dans la collecte et l’analyse des données concernant la clientèle, affirme que « En raison de la rapidité à laquelle les affaires se déroulent aujourd'hui, obtenir les commentaires des employés une fois par année n’est plus suffisant ». L'article est judicieusement intitulé : Le sondage annuel sur l'engagement des employés est mort.

C'est vrai - l'engagement des employés évolue, tout comme le niveau de bonheur en général. Il peut fluctuer chez un même employé tout au long de sa carrière dans votre entreprise. 

Étant donné la nature fluide de l'engagement, il ne peut logiquement être mesuré sur une base annuelle par l’entremise d’un sondage long et ennuyeux, car naturellement, cette pratique engendre des résultats plutôt médiocres.

Bien que les sondages soient une pratique essentielle des RH et qu'ils présentent de nombreux avantages pour les entreprises, un problème épineux demeure. Les sondages traditionnels pratiqués par les entreprises, se traduisent souvent par un taux de participation et de réponses faibles. 

Les entreprises rendent le processus relié aux sondages fastidieux et ennuyeux pour les employés car elles ne prennent pas le temps de leur communiquer les avantages qu’ils peuvent procurer.

En conséquence, remplir des sondages devient une tâche peu plaisante pour les employés. Les employés remplissent donc les sondages de manière précipitée, sautant des questions entières - ce qui fausse les données et les résultats obtenus.

En bref : les sondages longs et compliqués envoyés une fois par année sont chose du passé.

Les méthodes de communication et de collecte de données doivent être modernisées pour s'adapter au milieu de travail de 2021.

Avantages de l'utilisation des sondages éclair 

Les sondages éclair deviennent rapidement une alternative favorable aux sondages annuels pour les employés. Les principaux avantages sont les suivants :

• Une mesure plus précise et en permanence du sentiment des employés.
• Les responsables obtiennent des résultats en temps réel et peuvent rapidement adapter leurs politiques et pratiques.
• Il est facile et amusant d’y répondre (taux de réponse élevé !).
• Permet à vos employés de s'exprimer.
• Un excellent vecteur de changement.

Exemples de question typique de sondages éclair 

Qu'est-ce que vous aimez à propos de votre travail ? 

Vous pouvez probablement énumérer quelques éléments qui vous rendent heureux et satisfait au travail. 

En d'autres termes, de nombreux aspects de l'environnement de travail contribuent au bonheur des employés. 

Ainsi, si l'objectif de sonder les employés est de mesurer leur satisfaction avec précision, vous devrez donc examiner tous les domaines de l'engagement des employés.

Les questions des sondages éclair sont conçues pour mesurer les impressions des employés sur une variété de sujets reliés au milieu de travail.

Chez Applauz, nous avons élaboré une liste d’aspects fondamentaux reliés à l'engagement des employés :

• Diversité et sentiment d'appartenance
• Reconnaissance et récompenses
• Autonomie et responsabilisation
• Développement de carrière
• Gouvernance
• Bien-être et équilibre
• Mission et vision
• Objectifs et alignement
• Avantages et bénéfices
• Sécurité et mieux-être
• Équipe et communication
• Travail et performance

Voici quelques exemples de questions couvrant certains aspects importants. Vous pouvez répondre à ces questions en utilisant une échelle variant de « Tout à fait d'accord » à « Pas du tout d'accord ». Ou par une simple réponse « Oui », « Non » et « Peut-être ».

Diversité et sentiment d'appartenance

• Est-ce que notre organisation valorise diverses opinions et idées ?
• Est-ce que vos collègues sont respectueux envers chacun ?
• Est-ce que mon gestionnaire me montre le même respect qu'il montre à mes coéquipiers ?

Reconnaissance et récompenses

• Recevoir de la reconnaissance de la part de votre gestionnaire et de vos collègues vous motive-t-il ?
• Votre responsable vous a-t-il témoigné de la reconnaissance au cours du dernier mois ?
• La dernière fois que vous avez accompli un projet avec succès, avez-vous reçu de la reconnaissance ?

Autonomie et responsabilisation

• Vous sentez-vous généralement stimulé au travail ?
• Vous sentez-vous responsable du niveau de performance de votre équipe ?
• Auriez-vous l’impression d’être plus performant si on vous donnait plus d'autonomie ?

Le fait d'organiser les questions par thème permet aux responsables d'identifier exactement le domaine qui doit être amélioré dans leur milieu de travail. Par conséquent, les résultats du sondage devraient mettre en lumière les sources d’agacement ressenties par les employés. Et aussi vous aider à identifier la cause profonde de certains problèmes courants des RH, comme le taux de roulement du personnel.

Meilleures pratiques pour les sondages éclair 

Utiliser un outil de sondage éclair 

Si votre budget le permet, commencez vos recherches par un outil de sondage conçu par un tiers. De nos jours, vous pouvez obtenir le tout, incluant la conception des sondages, à l’externe et ce, à un prix abordable. 

L'avantage : ces outils prennent en charge la majeure partie du travail de création et d'administration des sondages anonymes. Ils proposent des questions élaborées par des experts prédéfinies pour mesurer les aspects essentiels de l'engagement. Ces outils offrent également des fonctions de rapports détaillés et fournissent des tableaux de bord qui vous aideront à interpréter les données, de sorte que vous pourrez identifier rapidement les domaines à améliorer.

Conseil de pro: l'outil de sondages éclair d'Applauz est conçu pour mesurer tous les aspects de l'engagement des employés.

Ayez un objectif clair par rapport à ce que vous voulez mesurer

De nombreuses entreprises effectuent des sondages pour la forme. Elles savent qu'il s'agit d'une pratique importante.  Mais elles n'ont pas d'objectif clair en tête.

N'envoyez surtout pas un sondage juste pour « accomplir une tâche ». Que vous décidez d’utiliser des services externes ou que vous concevez vos sondages à l’interne, vous devez toujours avoir un objectif clair et bien défini. 

Par exemple, essayez-vous d'interroger les employés sur un problème RH compliqué comme un taux de rotation élevé ? Ou, essayez-vous simplement d'avoir une impression générale du niveau de satisfaction des employés ? Ou, vous souhaitez peut-être obtenir un retour spécifique sur une nouvelle politique ?

En conclusion, l'objectif derrière votre sondage déterminera les questions que vous poserez. Assurez-vous donc de définir votre objectif avec précision avant de commencer à élaborer votre sondage.

Prendre le « pouls » de nombreux aspects reliés au milieu de travail

Supposons que votre objectif soit de prendre le pouls sur le niveau de satisfaction des employés. Dans ce cas, il est important de concevoir des questions permettant de mesurer de nombreux aspects de l'engagement des employés. 

Par exemple, si vous posez seulement des questions en lien avec la gestion, vous risquez d’obtenir une vue incomplète de la situation sur l'insatisfaction des employés à un niveau plus global. Qu'en est-il de tous les autres aspects du milieu de travail qui sont importants pour l'engagement ? Par exemple, les défis, la mission, le but, les objectifs, l'autonomie, la diversité, etc.

Promouvoir les sondages éclair auprès de votre personnel

Cela peut sembler être une évidence, mais de nombreuses entreprises ne parviennent pas à promouvoir et à positionner leur pratique de sondage. En conséquence, les employés peuvent oublier de remplir les sondages ou se sentir moins enclins à le faire.

La solution : expliquer aux employés pourquoi répondre à un sondage sera bénéfique pour eux et pour leur équipe. Il s'agit de développer une culture plus manifeste où les employés auront la parole et seront entendus. Faites appel à leurs intérêts. Faites-leur savoir que le but ultime de cette initiative est d'améliorer l'expérience des employés au travail. 

Conseil de pro: rappeler et rassurer les employés que les sondages sont 100% anonymes.

Partager les résultats et annoncer les prochaines étapes

Les employés sont probablement curieux de connaître les résultats du sondage. Il peut être rassurant pour eux de savoir que d'autres employés rencontrent les mêmes points de friction. Assurez-vous donc que l'équipe RH partage régulièrement les résultats les plus importants des sondages.

En outre, il est essentiel de mettre en évidence le problème sur lequel vous désirez apporter des solutions en priorité. Par exemple, vos résultats peuvent montrer que la reconnaissance des employés n’est pas satisfaisante. Vous devez alors informer votre personnel que l'équipe RH donnera la priorité au lancement d'un programme de reconnaissance des employés.

Passez à l'action

C'est la dernière étape, la plus importante : donner suite à vos promesses. Si vous envoyez des sondages mais ne posez aucune action, cela peut être pire que de ne pas interroger les employés. En d'autres termes, vos efforts en matière de sondages seront vains si aucune procédure n'est entreprise pour remédier aux problèmes soulevés. 

L’action crée également une boucle de rétroaction positive. Lorsque les employés reconnaissent que les dirigeants donnent suite à leurs commentaires, ils seront plus enclins à répondre à de futurs sondages. Les résultats des sondages n'en seront que plus honnêtes et précis.

Comment les sondages éclair améliorent-ils l'engagement des employés ?

Vous vous demandez peut-être comment les sondages peuvent avoir un impact sur le niveau d'engagement des employés ? Voici les principales raisons pour lesquelles les sondages sont une composante essentielle dans la gestion reliée à l'engagement dans le milieu de travail.

Les sondages éclair sont un outil de diagnostic

Lorsque vous êtes malade, le médecin effectue généralement des tests avant de choisir le bon traitement. S'il ne procède pas d'abord à des tests, il risque alors d'appliquer le mauvais traitement. 

Le même processus se produit au sein des organisations. Lorsqu'une culture d'entreprise est « malade » (c'est-à-dire que le niveau d'engagement est faible et le moral des employés est bas), les entreprises qui ont une approche perspicace vont effectuer des tests pour comprendre le problème sous-jacent. Les sondages effectués auprès des employés sont un outil qui aide les dirigeants à découvrir les problèmes dans le milieu de travail, afin qu’un traitement et des solutions appropriés puissent être appliqués. En conséquence, les problèmes d'engagement sont traités plus rapidement et plus efficacement. 

D'autre part, certaines entreprises ne se concentrent pas assez sur l’investigation et se précipitent directement sur le traitement, par exemple en investissant dans des solutions à court terme comme l’achat d’une table de ping-pong et offrir des collations gratuites. En conséquence, elles risquent de passer à côté de la racine du problème. Naturellement, le mécontentement des employés va persister. 

Prioriser les sondages donne la parole aux employés

Tout le monde souhaite se sentir vu et entendu. Lorsque les gens ne se sentent pas vus et entendus dans leurs relations interpersonnelles (y compris dans la relation avec leur employeur), cela peut engendrer de la frustration. Le fait de ne pas se sentir écouté de façon constante donne aux gens un sentiment d'impuissance et de déresponsabilisation. Ce n'est qu'une question de temps avant que les employés deviennent complètement désengagés.

Une étude réalisée en 2020 a interrogé des employés travaillant à distance afin de savoir de quelle manière ils préfèrent être reconnus. L'une des principales réponses : « Demandez-nous comment nous nous sentons et ce dont nous avons besoin ». Vous voyez comme c'est simple !

Les sondages ne sont pas une panacée en soi et ne vont pas résoudre tous vos problèmes de désengagement. Cependant, lorsque les équipes RH consacrent des efforts pour connaître le sentiment général des employés, elles démontrent au personnel, par une action concrète, que l'organisation accorde la priorité à leur satisfaction et à leur bonheur. Et, ceci aura comme effet d’atténuer le désengagement des employés. 

Sondages auprès des employés pour les équipes à distance

Nous vivons actuellement à une époque où le télétravail devient rapidement la norme pour les travailleurs du savoir. 

Selon un rapport de 2020 de Buffer, State of Remote Work, 98 % des personnes interrogées ont déclaré vouloir continuer à travailler à distance jusqu’à la fin de leur carrière.

Bien que le travail évolue vers un modèle distribué, cela ne signifie pas que les employeurs doivent abandonner les sondages auprès des employés. En fait, pendant la période de transition vers le travail à distance, il est encore plus important de s'intéresser au bien-être des employés.

Pourquoi les sondages éclair sont-ils si importants pour les télétravailleurs ?

Le mécontentement peut passer inaperçu dans un contexte de travail à distance : lorsque les responsables se trouvent dans le même bureau que leurs employés, il est plus facile d'évaluer le moral. Le langage corporel, le ton de la voix et l'enthousiasme général sont faciles à détecter lorsque vous êtes assis face à face avec quelqu'un sur une période de 40 heures par semaine. En d'autres termes, il est facile de dire si quelqu'un est « décalé » par rapport à son attitude habituelle. En revanche, cela est beaucoup plus difficile dans un contexte de travail à distance. 

• Les transitions peuvent être difficiles : la transition vers un style de travail complètement nouveau peut être difficile pour certains employés. Un changement d'environnement peut recharger certaines personnes, mais il peut être une source de stress pour d'autres. Les sondages éclair permettent aux gestionnaires et aux dirigeants de comprendre où les employés ont du mal à s'adapter.
  
  
• Misez sur la culture d'entreprise : l'un des plus grands défis de la gestion d'une organisation à distance est de maintenir la culture d'entreprise. En donnant la priorité aux sondages et en permettant aux employés de s'exprimer, les dirigeants peuvent comprendre où la culture d'entreprise laisse à désirer. Lorsque les employés sont isolés dans leur espace de travail à domicile, il est facile d'oublier qu'ils font partie d'une grande équipe. L'envoi d’un sondage peut leur rappeler qu'ils appartiennent à une vaste organisation. Et, plus important encore, une organisation qui s'efforce de donner la priorité à leur bien-être.

Réflexions finales

Les sondages éclair permettent d'identifier rapidement les domaines à améliorer. Par conséquent, les ressources de votre organisation et le temps consacré seront ainsi dirigés aux bons endroits. 

D’ailleurs, il vous évitera de perdre des heures précieuses à donner un sens aux données brutes. Car les outils de sondages éclair ventilent les résultats dans des rapports et des tableaux de bord clairs et faciles à comprendre, éliminant ainsi toute imprécision. 

En conclusion, les sondages éclair modernisent les longs et fatigants sondages réalisés auprès des employés sur une base annuelle. Avec l'aide d'un outil de sondages éclair, les responsables RH ont plus de temps pour se concentrer sur des initiatives qui comptent vraiment.