Les 8 meilleures pratiques de gestion d'un programme de reconnaissance pour les RH

En tant que professionnel des RH, la planification et le lancement d'un programme de reconnaissance est une tâche importante. Mais une fois que le programme de reconnaissance de votre entreprise est prêt à être déployé, vous et votre équipe RH devrez commencer à faire un autre type de travail, soit : l'administration et la gestion du programme.

Notez qu'il existe différents types de programmes de reconnaissance. Dans cet article, nous allons faire référence au programme de reconnaissance par les pairs : un programme qui implique des formes de reconnaissance plus informelles et spontanées comme Applauz.

Lancement de votre programme de reconnaissance

À ce stade, vous vous demandez peut-être : comment les membres de l'entreprise vont-ils réagir au lancement ? Les responsables comprendront-ils comment l'utiliser ? Vous avez peut-être même des questions plus importantes, comme : va-t-il avoir un impact ?

Toutes ces questions sont pertinentes; vous avez investi beaucoup de temps et d'énergie pour mener ce projet à terme. Maintenant, vous devez prendre des mesures pour vous assurer que l’ensemble de l'entreprise y participe. 

N'oubliez pas : en tant qu'administrateur du programme, vous contrôlez beaucoup de choses. Vous pouvez donc prendre des mesures pour vous assurer que le lancement du programme soit sans problème, mais surtout qu'il soit un succès ! 

De tout petits pas pour une grande victoire

Cela dit, la plupart des meilleures pratiques d'un programme de reconnaissance fructueux sont simples et directes. Pourtant, vous devrez faire preuve de dévouement et y consacrer du temps. En d’autres termes, si vous priorisez les étapes ci-dessous, vous contribuerez à la réussite totale de votre programme.

Approfondissons le sujet davantage, ainsi à la fin de cet article, vous comprendrez mieux ce qui est nécessaire pour lancer et gérer un programme au sein de votre entreprise.

Les 8 meilleures pratiques de gestion d'un programme de reconnaissance pour les RH

Redoublez vos efforts de communication lors du lancement de votre programme

En tant que professionnel des RH, vous connaissez probablement la réalité des courriels qui se « perdent » dans les boîtes de réception des destinataires. C'est pourquoi, pour le lancement d'un programme de reconnaissance, il est conseillé aux RH de redoubler les efforts de communication. 

En pratique, cela implique d'envoyer plus d'un courriel pour annoncer le programme. Selon la taille de votre entreprise, cela peut également nécessiter de faire une annonce en personne à tous les membres de l'entreprise. Ou, à tout le moins, s'assurer que les gestionnaires communiquent la nouvelle directement aux employés. En résumé : au moins une annonce en personne est cruciale.

Il faut parfois un peu d'encouragement pour motiver les gens à s'impliquer dans le programme durant les premiers jours, alors une simple annonce par courriel ne suffit pas.  La meilleure pratique consiste toujours à planifier des communications plus nombreuses afin de s'assurer que la nouvelle est bien diffusée et qu'elle va rester au centre des pensées de chacun. 

Prévoyez une communication directe avec les gestionnaires

Les gestionnaires sont les personnes qui initient la reconnaissance et qui encouragent également les membres de leur équipe à s'impliquer. Ils sont les ambassadeurs du nouveau programme de reconnaissance de votre entreprise. Principalement, les responsables de département jouent un rôle essentiel dans la promotion du programme et de son succès. 

C'est pourquoi la communication initiale doit être adaptée aux gestionnaires de département. Cela signifie qu'un courriel distinct pour annoncer le programme doit être rédigé à leur intention. De cette façon, ils peuvent mieux comprendre l’importance du rôle qu’ils tiendront dans le programme. 

Ne faites pas seulement une annonce générique à l'échelle de l'entreprise. Les responsables doivent comprendre l'importance de leur rôle et la manière dont leurs efforts seront déterminants pour la réussite du programme. 

Conseil de pro: vous ne savez pas quoi écrire lorsque vous vous adressez aux gestionnaires ? Nous avons rédigé un modèle de courriel pour annoncer le programme (un pour les gestionnaires et un pour les employés) pour vous aider à bien démarrer.

Dirigez les gestionnaires vers la voie du succès en leur offrant un survol rapide du programme

La technologie et les outils numériques soutiennent souvent les programmes de reconnaissance modernes. Par exemple, Applauz est une plateforme en ligne sur laquelle les employés peuvent se connecter pour s'offrir de la reconnaissance entre eux. 

Ces outils sont généralement faciles à utiliser et ne nécessitent aucunement d'être un   « geek » de la technologie. Malgré tout, le fait de devoir utiliser un nouvel outil peut sembler intimidant pour certaines personnes au début. Ainsi, si votre programme de reconnaissance implique une application ou une plateforme numérique, il sera nécessaire de donner aux responsables du programme un bref aperçu de son fonctionnement. 

La pire chose que vous puissiez faire, serait d'envoyer des invitations à se connecter sur une nouvelle plateforme, sans aucun préavis ni aucune directive. Si vous travaillez à distance, vous pouvez organiser une réunion rapide avec les gestionnaires d’une durée de 30 minutes en faisant une présentation avec partage d'écran. Il suffit d'un bref aperçu qui pourra éliminer quelques embûches qui pourraient survenir. En bref, cette réunion permettra de répondre à toutes les inquiétudes ou préoccupations. En conséquence, les gestionnaires seront ainsi en mesure de commencer à reconnaître les employés le plus rapidement possible !

Surveillez les statistiques d'adoption de votre programme

La plupart des plateformes de reconnaissance comprennent des fonctions qui permettent aux administrateurs d'avoir une vue d'ensemble des données relatives à la participation. Cela signifie que vous pouvez obtenir un aperçu concret du nombre d'employés qui participent et du taux de participation général.

En examinant ces informations, vous serez en mesure d'évaluer si vos communications RH et vos efforts de déploiement donnent des résultats.

En revanche, si vous lancez votre programme de reconnaissance sans surveiller les données de participation, vous n’allez pas savoir si les employés de votre entreprise utilisent réellement le programme et s'ils en profitent au maximum.

En bref : au cours des premières étapes de votre programme de reconnaissance, il est essentiel de garder l’œil sur les données de participation de base.

Rencontrer périodiquement les gestionnaires pour prendre des nouvelles

À cette fin, les statistiques sur un écran sont essentielles, mais elles ne racontent pas toute l'histoire. C'est pourquoi, durant les premiers jours d'un nouveau programme, il est important de rencontrer en personne les gestionnaires.  Les réunions peuvent être très brèves; l'objectif est de recueillir les commentaires et de garder le nouveau programme au premier plan dans l'esprit de chacun. 

Comme nous l'avons déjà mentionné, certaines personnes peuvent hésiter à prendre part à un nouveau programme - donner de la reconnaissance et de l'appréciation au travail est une compétence non technique pour laquelle certaines personnes devront obtenir de l'aide ! En d'autres termes, certaines personnes peuvent être plus timides que d'autres. C'est pourquoi il est essentiel de rencontrer les gestionnaires. Les RH peuvent leur apporter de l’aide pour concevoir des stratégies utiles afin d’alimenter la participation des employés. Ces efforts contribueront grandement à maximiser le succès du programme. 

Offrir aux responsables des directives sur la manière de donner une reconnaissance efficace

Il y a une grande différence entre dire « bon travail » en passant devant une porte et prendre le temps de décrire ce que vous admirez chez un employé. Ainsi, un obstacle important au succès d'un programme de reconnaissance n'est pas la quantité de la reconnaissance offerte mais plutôt la qualité.

Conseil de pro: vous ne savez pas à quoi ressemble une reconnaissance de qualité ? Utilisez cet article sur la façon d'offrir une reconnaissance efficace comme aide-mémoire et transmettez-le aux gestionnaires.

En bref : les gestionnaires doivent apprendre à personnaliser la reconnaissance. En d'autres termes, un message de reconnaissance ne doit pas seulement dire « bon travail ». Mais il doit également inclure des mots qui expriment pourquoi l'employé se démarque. Il s'agit essentiellement de répondre à la question suivante : comment cet employé apporte-t-il une valeur ajoutée à l'entreprise ? 

En outre, la reconnaissance ne doit pas toujours être axée sur les performances. Il est important de souligner les réalisations professionnelles, bien sûr, mais pour qu'un programme de reconnaissance résonne auprès des employés, les gestionnaires doivent également exprimer leur appréciation pour les qualités non techniques d’une personne. 

Savoir comment détecter une utilisation incorrecte du programme

La mauvaise utilisation d'un programme de reconnaissance est souvent involontaire. Cependant, elle peut prendre différentes formes.  Par exemple, les gestionnaires pourraient accorder seulement de la reconnaissance à une minorité de personnes performantes. Bien sûr, ces personnes ont besoin d'être félicitées. Pourtant, les employés qui ne sont pas les plus performants contribuent également au succès d'une équipe, mais de manière différente (souvent moins visible). Ces employés doivent également être reconnus !

Si les gestionnaires ne reconnaissent pas tout le monde de la même façon, cela peut donner une impression de favoritisme aux employés. Là encore, il est très simple de prévenir une utilisation incorrecte du programme. Le simple fait d'être conscient de ce comportement est la première étape pour l'éviter.

Ensuite, les gestionnaires doivent faire un effort conscient pour accorder une reconnaissance équitable. Cet exercice peut être soutenu par des outils numériques. En bref, de nombreuses plateformes de reconnaissance comprennent des fonctions qui aident les gestionnaires à comprendre quels employés sont le plus (ou le moins) reconnus. Les gestionnaires peuvent également recueillir les commentaires de leur équipe, en leur demandant si elle estime que la reconnaissance est équitable. Grâce à ces mesures, les gestionnaires peuvent s'assurer que l'appréciation est équitable.

Encouragez la reconnaissance de façon régulière

Le principal avantage de la reconnaissance par les pairs est que l'appréciation peut être offerte à tout moment. En d'autres termes, les employés n'ont pas besoin d'attendre impatiemment une évaluation formelle pour obtenir une rétroaction positive de leur supérieur. Tant les responsables que les collègues peuvent exprimer leur appréciation de manière visible et fréquente. 

Cependant, offrir une reconnaissance régulière (dans un contexte informel) peut être nouveau pour de nombreuses personnes. En bref, elles pourraient ne pas savoir à quelle fréquence elles doivent faire des éloges. 

Bien qu'il n'existe pas de reconnaissance excessive, il est toujours conseillé de se concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité. En d'autres termes, il est plus bénéfique d'écrire un message réfléchi qui ira droit au cœur, plutôt qu'un message qui manque de sincérité que vous accomplirez seulement pour dire que vous l'avez fait.

Pour que les gestionnaires s'habituent à accorder régulièrement de la reconnaissance, fixez-leur un objectif réaliste. Idéalement, leur objectif devrait être de reconnaître au moins la moitié de leur équipe une fois par mois.

N'oubliez pas que la reconnaissance ne prend pas beaucoup de temps. Il suffit de quelques minutes pour rédiger un message authentique et sincère. 

Conseil de pro: si les gestionnaires ne savent pas quoi écrire, voici quelques exemples de messages de reconnaissance pour les inspirer. N'oubliez pas que pour obtenir le plus grand impact possible, il suffit d’ajouter quelques mots pour rendre le message plus personnel.

Comprendre les facteurs qui peuvent avoir un impact négatif sur votre programme

Certains programmes de reconnaissance ne parviennent pas à atteindre leur plein potentiel car ils se butent à des problèmes courants - comme la reconnaissance non sincère de la part des  gestionnaires. Renseignez-vous sur les problèmes qui peuvent avoir un impact sur un programme. Votre équipe RH sera mieux placée pour les éviter et les résoudre s’ils se présentent.

Conseil de pro: la lecture du livre The Vibrant Workplace est un excellent point de départ. Nous avons rédigé un résumé du livre ici pour notre série Club de lecture trimestrielle. 

Un facteur essentiel à retenir : l'objectif principal d'un programme doit être d'augmenter la fréquence de l'appréciation et de la reconnaissance sur le lieu de travail. En d'autres termes, votre entreprise a lancé ce programme avec le bien-être et le bonheur des employés comme objectif prioritaire.

En conséquence, si les RH présentent correctement le programme aux employés, en positionnant le programme comme un avantage qui va leur profiter, un niveau d’engagement plus élevé se produira naturellement.

Réflexions finales

La gestion d'un programme de reconnaissance n'est ni difficile, ni compliquée. Cependant, pour maximiser le taux d'adoption et de participation au programme, vous devrez y consacrer du temps. Ainsi, vous pourrez vous assurer que le programme est au premier plan dans l'esprit de tous.

Cela dit, une fois que tous auront pris l'habitude de reconnaître régulièrement, cela deviendra une seconde nature. En général, la participation et le soutien des administrateurs commencent à diminuer avec le temps. 

En suivant les étapes ci-dessus, les RH et les employés de votre entreprise pourront démarrer sur la bonne voie. Vous serez en mesure de maximiser la valeur de votre programme, et les dirigeants de votre entreprise bénéficieront d'un meilleur climat de travail et d'un plus grand dévouement de la part des employés.